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灵活使用邮件合并技巧,从重复劳动中解脱

办公软件2023-04-04 阅读()
[摘要]在实际工作中,经常会遇到这种情况:需要处理的文件主要内容基本相同,只是具体数据有变化。比如学生的录取通知书、成绩报告单、获奖证书等等。如果是一份一份编辑打印,虽然每份文件只需修改个别数据,那也够麻烦...
在实际工作中,经常会遇到这种情况:需要处理的文件主要内容基本相同,只是具体数据有变化。比如学生的录取通知书、成绩报告单、获奖证书等等。如果是一份一份编辑打印,虽然每份文件只需修改个别数据,那也够麻烦的。当然也可以留出空儿来,打印完成后用手工填写,那就更显得水平太低了。  有没有什么办法来减少重复工作,提高效率呢?答案是肯定的,你可以使用Word提供的邮件合并功能。别着急,邮件合并功能并不是一定要你发邮件,它的意思是先建立两个文档:一个包括所有文件共有内容的主文档和一个包括变化信息的数据源。然后使用邮件合并功能在主文档中插入变化的信息。合成后的文件你可以保存为Word文档,可以打印出来,当然也可以以邮件形式发出去。真有这么神奇吗?接下来我就以打印齐鲁大学2003年录取通知书为例,看一下Word XP中邮件合并功能是如何使用的。  1. 运行Word XP新建一个文档,执行“工具”——“信函与邮件”——“邮件合并向导”。在出现的“邮件合并”窗口中选择文档类型为“信函”,如图1所示,然后单击“下一步”。巧用邮件合并功能,从重复劳动中解脱1  2. 在“选择开始文档”窗口中,如果使用已有的文件,那就选择“从现有文档开始”然后选择并打开相关文档,如果从新编写那就选中“使用当前文档”前的复选框,然后单击“下一步”进入第三步操作。
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