OFFICE文档是我们办公中使用最普遍的文档格式之一， 它里面存储内容一般都是涉及公司或个人的重要内容， 在很多情况下是禁止别人修改或者查看的。 那么如何才能做到这一点呢？其实， 合理运用OFFICE软件本身的一些设置即可较好的满足大家的要求。 下面我们就以Word 2003为例向大家介绍具体的做法。
一、设置保存密码
使用密码对文档进行保护， 是一种最常用的做法。 密码保护一共分为两层， 即打开权限密码和修改权限密码。 对文档设置密码一共有两个地方可以进行， 操作都比较简单。 如果该文档是初次保存， 那么我们就可以在打开“另存为”窗口设置保存位置和文件名时， 单击“另存为”窗口右上角的“工具”按钮， 在弹出的菜单中选择“安全措施选项”命令打开“安全性”窗口， 在这里我们就可以分别设置“打开文件时的密码”和“修改文件时的密码”了， 建议大家不要将这两个密码设为同一个内容。
如果文件初次保存时没有设置密码， 那么也没关系， 我们只需要打开“工具”菜单下的“选项”命令， 将打开的“选项”窗口切换到“安全性”标签， 在这里同样可以设置打开和修改权限密码。
对于拥有打开权限密码， 那么在打开受保护的文档时， 该文档是只读属性， 如果对进行了修改， 那么只能换名存盘， 不会影响到原文档的内容；如果拥有修改权限密码， 那么就表示对文档拥有了完全控制权。
二、防止文档属性暴露信息
即使我们对文档进行了加密， 但是还不能保证肯定安全。 因为当我们在建立文档时如果先输入文档的内容， 然后再保存时， 那么就会在文档属性的“摘要”标签中显示一些个人信息。 对此， 我们只需要在资源管理器中打开该文档的属性窗口， 将其切换到“摘要”标签， 然后将标题、主题、作者、备注等信息全部删除， 或者填写一些无关紧要的内容。
其次， 我们也可以直接在文档中打开“工具”菜单下的“选项”命令， 然后在“安全性”标签中把“隐私选项”下的“保存时从文件属性中删除个人信息”项选中即可。
三、保护文档
在Word 2003中还给我们提供了一个“保护文档”的实用工具， 借助该工具就可以限制非法用户对文档格式和内容进行随意修改。
要启动文档保护， 只需要打开该文档， 然后单击“工具”菜单， 选择其中的“保护文档”， 这样就会在当前编辑窗口右侧多出一个“保护文档”编辑区域。 在该区域一共分为三部分：其中第一部分“格式设置限制”主要是防止非法用户对文档的格式进行修改， 对此我们只需要选中“限制对选定的样式设置格式”选项， 然后单击“设置”按钮， 在弹出的“格式设置限制”窗口中设置禁止用户修改的格式类型， 例如字体、字号等格式；第二部分则是“编辑限制”， 这可以防止别人随意修改文档的内容， 选中“仅允许在文档中进行此类编辑”， 然后在下拉菜单中选择用户可以进行的操作， 例如“批注”， 这样就可以避免别人随意修改文档原来的内容， 只能添加或修改批注的内容了。
做好上面两项保护内容后， 我们只需要单击第三部分中的“是， 启动强制保护”按钮， 这样即会弹出密码设置窗口， 设置一个保护密码， 这样在没有密码的前提下文档将处于保护状态。 如果要对文档进行修改， 只需要再次打开“工具”菜单， 选择“取消文档保护”命令， 在弹出的窗口中输入预设的口令即可。
四、防止别人偷窥
防止别人偷窥除了上面介绍的加密保护之外， 我们还可以使用一些更加巧妙的方法。 因为加了密码， 别人可以借助专业的破解工具来破解， 而换一个思维进行加密有可能启到出其不意的效果。
打开“编辑”菜单， 选择“全选”命令将文档全部选中， 然后将其全部设为“白色”， 这样由于文档背景色也是白色， 别人打开看到的也只是空白一片， 以为这只是一个空白文件。 当然， 为了提高安全性， 我们可以在文档中插入一些不相关的图片， 这样偷窥者就不会因为文档体积的变化起疑心了。
当然， 这种方法属于出其不意的操作， 为了提高其操作的安全性， 我们还可以在这个方法的基本上再做一些改动。
打开“工具”菜单， 选择“宏”下的“录制新宏”， 在打开的窗口中单击“将宏指定到”中的“键盘”按钮， 将鼠标定在打开的窗口“请按新快捷键”中， 按下键盘上一个指定的快捷键， 例如Ctrl+1， 再单击“指定”按钮将其添加到“当前快捷键”列表中， 单击“关闭”按钮返回主窗口， 把文档全部设为白色， 做好后单击宏录制工具栏上的“停止录制”按钮。
这样别人若不知道我们设置的快捷键将无法成功修改文档的颜色， 而我们自己要修改时， 只需要在修改前按下设置的快捷键即可。
另外， 为了提高安全性， 建议大家取消文档中的段落标识。 其方法是打开“工具”菜单下的“选项”命令， 在“视图”标签中取消“格式标记”下的“段落标记”项即可。
五、宏安全
为了防止宏病毒对文档造成侵害， 我们有必要对宏病毒提供警告保护。
打开“工具”菜单， 选择“宏”子菜单中的“安全性”命令， 在这里我们就可以为其指定一个安全级别。 建议大家至少使用中、高级， 不要使用低级。
六、防范意外损坏丢失
对OFFICE文档提供保护， 不仅仅是在保密上下功夫， 除此之外我们还必须应付一些意外情况， 例如文档损坏或断电丢失。
对于这些意外情况， 只要我们事先做好防范， 同样可以将损失降到最低点。 打开“工具”菜单下的“选项”命令， 切换到“保存”标签， 首先选中“保留备份”和“允许后台保存”两个选项， 这样在我们保存原文档的同时， 程序会自动生成一个WBK为后缀名的备份文档；其次为了防范断电、死机等意外情况的发生， 我们还需要在“保存”标签中选中“自动保存时间间隔”， 同时设置一个间隔的时间。 这样即使出现意外文档没有保存， 也不用担心内容的丢失。
合理运用上述方法， 相信一定能够保证你文档的安全。
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