Excel：完成数据最迅速录入

新学期开始，学校要对上学期在德、智、体各方面表现出色的学生进行奖励，教务主任把各班的学生推荐表交给了我，让我用Excel整理并打印出来交学校审核。我心想这还不是件简单的事情？一个一个输入到电脑里，再排序、排版不就行了。说起来简单，可干起来就快不了了。表格项目很多，光录入一张表格的数据就得用几分钟，可是有一百多份表格呢！我遇事喜欢琢磨，总想看看有没有可以“偷懒”的地方，只有巧干才能提高工作效率嘛！

　　对照表格我发现，很多表格项目如“性别”、“所属年级”、“是否团员”等项目，其填写的内容都是相同的几个值，能不能像上网时填写网页表单那样，将这些内容做成下拉式菜单，这样这些项目录入时就可以不需输入而可以直接选择，不就能大大提高录入速度了吗？下面就以录入“所属年级”这一表格项目为例，介绍一下具体实现的过程。

　　1.设置序列的有效值

　　这里所指的“序列”即某字段(如“所属年级”)内可能会填写的内容，这些内容是固定的，一般个数不会太多。首先选定“所属年级”字段所在的列(除了字段名称)，单击“数据”菜单中的“有效性”命令，弹出“数据有效性”对话框，选中“设置”选项卡，在“允许”下拉菜单中选择“序列”，在数据“来源”中输入“初一,初二,初三,高一,高二,高三”(一定要在英文状态下输入逗号作为分隔符！)，其他设置按系统默认不变(如图1)。

图1设置序列的有效值

　　2.设置输入提示信息

　　输入提示信息可以使录入过程更加清晰明了。具体制作步骤是：在图1中单击“输入信息”选项卡，选中“选定单元格时显示输入信息”复选框，在“输入信息”框内输入“请选择该生所属年级！”(如图2)。设置完成后，单击[确定]按钮。

图2设置输入提示信息

　　3.数据的录入

　　在以上设置完成之后就可以对所有学生的年级进行选择录入了，若要录入某学生的“所属年级”，只需单击单元格右侧的下拉菜单(如图3)，选择该生所属的年级就可以了。

图3数据的录入

　　其他许多表格项目的录入也可以进行类似的设置，以提高录入效率。

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